Privacyverklaring

TreeGPS is software van Klok Software B.V. Wij vinden het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens en dat duidelijk is welke gegevens worden verwerkt, waarom dit gebeurt en hoe deze gegevens worden beschermd.

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

het TreeGPS-portal;
de mobiele TreeGPS-app voor Android en iOS.

TreeGPS is bedrijfssoftware die door zakelijke klanten wordt gebruikt voor onder andere het plannen, rooien, ophalen, laden en administreren van bomen en leveringen.

Bij het gebruik van TreeGPS verwerkt Klok Software B.V. persoonsgegevens voornamelijk in opdracht van haar klanten. De klant bepaalt in beginsel welke persoonsgegevens in TreeGPS worden verwerkt en voor welke doeleinden. De klant is daarom in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en Klok Software B.V. treedt op als verwerker.

Voor bepaalde gegevens die Klok Software B.V. voor eigen doeleinden verwerkt, bijvoorbeeld voor de beveiliging, ondersteuning en administratie van haar dienstverlening, kan Klok Software B.V. zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.

1. Wie zijn wij?

TreeGPS wordt ontwikkeld, beheerd en aangeboden door:

Klok Software B.V.
Fokkerstraat 21
4143 HJ Leerdam
Nederland

KvK-nummer: 99788608
BTW-nummer: NL869133652B01

Voor vragen over privacy en de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:
support@kloksoftware.nl

Deel I – TreeGPS-portal

2. Gebruikersaccounts

Voor toegang tot het TreeGPS-portal kunnen gebruikersaccounts worden aangemaakt.

Afhankelijk van de inrichting door de klant kunnen daarbij onder andere de volgende gegevens worden verwerkt:

naam;
gebruikersnaam;
wachtwoord in gehashte vorm;
e-mailadres;
telefoonnummer;
bedrijfsnaam;
adresgegevens;
website;
taalvoorkeur;
gebruikersrechten en rollen.

Accounts worden aangemaakt en beheerd door of namens de organisatie die TreeGPS gebruikt.

Voor de TreeGPS-app kunnen daarnaast accounts per ploeg worden gebruikt, bijvoorbeeld voor een kluitploeg, ophaalploeg of laadploeg. Dit kunnen gedeelde accounts zijn. Wanneer een actie aan zo'n account wordt gekoppeld, betekent dit daarom niet noodzakelijk dat daarmee één individuele medewerker wordt geïdentificeerd.

3. Registratie van acties en statuswijzigingen

TreeGPS registreert bepaalde acties om het logistieke en operationele proces te kunnen volgen.

Bij statuswijzigingen van rooiregels kan onder andere worden vastgelegd:

welke rooiregel of boom de actie betreft;
de nieuwe status, bijvoorbeeld gerooid, op kar, gelost of geladen;
het gebruikte account;
datum en tijdstip van de actie;
indien van toepassing het karnummer.

Ook bij bepaalde handmatige wijzigingen en bij het verwerken van ordergegevens kan worden geregistreerd welk account een actie heeft uitgevoerd en wanneer dit is gebeurd.

Wanneer gebruik wordt gemaakt van een gedeeld ploegaccount, verwijst het geregistreerde account naar de betreffende ploeg en niet noodzakelijk naar een individuele medewerker.

4. Relaties en contactpersonen

TreeGPS kan gegevens bevatten van klanten, kwekers, leveranciers, transporteurs en andere zakelijke relaties.

Daarbij kunnen onder andere de volgende gegevens worden verwerkt:

naam of bedrijfsnaam;
naam ter attentie van;
adresgegevens;
telefoonnummer;
algemeen e-mailadres;
e-mailadres voor facturen;
e-mailadres voor orderbevestigingen;
BTW-nummer;
KvK-nummer;
rekeningnummer;
SWIFT/BIC;
opmerkingen.

Daarnaast kunnen gegevens van contactpersonen worden vastgelegd, zoals:

naam;
functie;
telefoonnummer;
e-mailadres.

Ook kunnen aanvullende gegevens worden vastgelegd, waaronder:

laadadressen;
afleveradressen;
certificaatnummers;
verloopdata van certificaten.

5. Ordergegevens uit Arborea2Go

TreeGPS kan ordergegevens ontvangen uit Arborea2Go van Opticom Engineering.

Deze gegevens worden via XML-bestanden aangeleverd. Afhankelijk van de inhoud van de order kunnen daarin onder andere voorkomen:

klantcode;
klantnaam;
ordernummer;
afroepdatum;
opmerkingen;
gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de betreffende order.

De koppeling met Arborea2Go wordt door of voor de betreffende TreeGPS-klant ingericht.

De ontvangen XML-bestanden kunnen op de server worden bewaard als onderdeel van de verwerking en administratie van de betreffende orders.

6. Rooi-, ophaal- en laadgegevens

TreeGPS verwerkt gegevens die nodig zijn om werkzaamheden rondom bomen en leveringen te organiseren en registreren.

Dit kan onder andere gaan om:

rooilijsten;
rooiregels;
boom-ID's;
percelen;
gegevens uit het kwekerijboek;
GPS-posities van rijen of bomen;
karnummers;
laadgegevens;
leveringen;
bijbehorende klant- en ordergegevens.

De geografische gegevens in het kwekerijboek hebben betrekking op bomen, rijen en percelen. Deze zijn niet bedoeld om de locatie of bewegingen van medewerkers of ploegen vast te leggen.

7. Berichten aan ploegen

Via TreeGPS kunnen berichten aan ploegen worden verstuurd.

Daarbij kunnen worden verwerkt:

de inhoud van het bericht;
het account of de ploeg waarvoor het bericht is bedoeld;
datum en tijdstip van het bericht.

Gebruikers bepalen zelf welke informatie zij in een bericht opnemen.

8. Leverbonnen

TreeGPS kan leverbonnen in PDF-formaat genereren.

Een leverbon kan onder andere bevatten:

klantgegevens;
order- en leveringsgegevens;
bedrijfsgegevens van de afzender;
gegevens die nodig zijn voor de betreffende levering.

Wanneer een leverbon per e-mail wordt verzonden, wordt deze als bijlage naar het opgegeven e-mailadres gestuurd.

Afhankelijk van de instellingen van de klant kan daarnaast een BCC-adres worden gebruikt.

9. E-mailinstellingen

Voor het verzenden van e-mail vanuit TreeGPS kan gebruik worden gemaakt van de mailomgeving die door de betreffende klant is ingesteld.

Daarvoor kunnen onder andere worden vastgelegd:

mailserver;
gebruikersnaam;
benodigde authenticatiegegevens;
afzenderadres;
BCC-adres;
overige technische mailinstellingen.

De gebruikte mailprovider verschilt per klant en kan bijvoorbeeld Microsoft 365 of een andere door de klant gekozen maildienst zijn.

10. Geüploade en geïmporteerde bestanden

Binnen TreeGPS kunnen bestanden worden verwerkt die nodig zijn voor de bedrijfsprocessen van de klant.

Dit betreft onder andere:

XML-bestanden met ordergegevens;
Excel-bestanden voor de import van gegevens in het kwekerijboek.

Bestanden kunnen persoonsgegevens bevatten wanneer deze door de klant of een andere partij in het betreffende bestand zijn opgenomen.

11. IP-adressen en technische gegevens

Voor de beveiliging, beschikbaarheid en technische werking van TreeGPS kunnen IP-adressen en andere technische gegevens in serverlogs worden verwerkt.

Deze gegevens kunnen onder andere worden gebruikt voor:

beveiliging van de omgeving;
onderzoek naar storingen;
het voorkomen en onderzoeken van misbruik;
technisch beheer van TreeGPS.

12. Cookies en lokale browseropslag

Het TreeGPS-portal gebruikt een sessiecookie om ervoor te zorgen dat een gebruiker tijdens het gebruik van het portal ingelogd blijft.

Daarnaast kan TreeGPS lokale opslag in de browser gebruiken om gebruikersvoorkeuren te onthouden, zoals:

geopende of gesloten menu's;
tabelweergaven;
filters;
andere weergavevoorkeuren.

Deze instellingen worden lokaal in de browser van de gebruiker opgeslagen en zijn bedoeld om het gebruik van TreeGPS gemakkelijker te maken.

TreeGPS gebruikt in het portal geen advertentiecookies, trackingcookies of analyticscookies.

Deel II – TreeGPS-app

13. Welke gegevens verwerkt de TreeGPS-app?

De TreeGPS-app wordt gebruikt door medewerkers en ploegen van organisaties die TreeGPS gebruiken.

Afhankelijk van het gebruik kan de app onder andere de volgende gegevens verwerken:

bedrijfscode van de werkgever;
inloggegevens;
account- of ploegnaam;
informatie over de ingelogde ploeg of gebruiker;
boom-ID;
statuswijzigingen;
karnummer;
datum en tijdstip van uitgevoerde acties;
IP-adres bij communicatie met de server;
app-versie bij de updatecontrole op Android.

De bedrijfscode wordt lokaal op het apparaat opgeslagen.

Wanneer de gebruiker kiest voor 'Logingegevens onthouden', worden de benodigde inloggegevens lokaal op het apparaat bewaard. Het wachtwoord wordt daarbij opgeslagen in de daarvoor bestemde beveiligde opslag van het besturingssysteem, zoals de Keystore op Android of Keychain op iOS.

Taalvoorkeuren en andere app-instellingen kunnen eveneens lokaal op het apparaat worden opgeslagen.

14. Gedeelde ploegaccounts

Binnen de TreeGPS-app kan gebruik worden gemaakt van accounts voor een gehele ploeg, bijvoorbeeld:

kluitploeg;
ophaalploeg;
laadploeg.

Een geregistreerde actie wordt in dat geval gekoppeld aan het betreffende ploegaccount.

Wanneer TreeGPS registreert welk account een handeling heeft uitgevoerd, betekent dit bij een gedeeld ploegaccount dus dat de handeling door de betreffende ploeg is uitgevoerd. Uit die registratie kan niet zonder meer worden afgeleid welke individuele medewerker binnen de ploeg de handeling heeft uitgevoerd.

15. Locatiegegevens

De TreeGPS-app kan tijdens het gebruik toegang vragen tot de locatie van het apparaat.

Deze locatie wordt uitsluitend gebruikt om de eigen actuele positie van de gebruiker op de kaart te tonen.

TreeGPS:

gebruikt de locatie alleen terwijl de app actief wordt gebruikt;
stuurt de locatie van de gebruiker niet naar de TreeGPS-server;
slaat de locatie van de gebruiker niet op in TreeGPS;
houdt geen locatiehistorie van gebruikers of ploegen bij;
volgt gebruikers niet op de achtergrond.

De locatievoorziening is bedoeld om de gebruiker te helpen zich ten opzichte van bomen, rijen en percelen op de kaart te oriënteren.

De GPS-posities van bomen, rijen en percelen die in TreeGPS zijn opgenomen, staan los van de locatie van de gebruiker.

16. Toestemmingen van het apparaat

Afhankelijk van het besturingssysteem en de gebruikte functionaliteit kan de TreeGPS-app toestemming of toegang nodig hebben voor:

Locatie

Om tijdens het gebruik van de app de eigen positie op de kaart te kunnen tonen.

Internet en netwerk

Om verbinding te maken met TreeGPS en gegevens met de TreeGPS-server uit te wisselen.

Android-updatefunctionaliteit

De Android-versie kan aanvullende technische rechten gebruiken voor het downloaden en installeren van een nieuwe versie van de app wanneer TreeGPS via een eigen updateprocedure wordt bijgewerkt.

De TreeGPS-app vraagt niet om toegang tot de camera, microfoon of contacten en maakt geen gebruik van pushnotificaties.

17. Kaarten en locatievoorzieningen in de app

Voor de satellietkaart in de TreeGPS-app wordt gebruikgemaakt van Google Maps.

Bij het ophalen en weergeven van kaartmateriaal maakt het apparaat rechtstreeks verbinding met diensten van Google. Google kan daarbij technische gegevens ontvangen, waaronder het IP-adres en informatie over het kaartgebied dat wordt opgevraagd.

Voor het bepalen van de positie van het apparaat kan gebruik worden gemaakt van de locatievoorzieningen van het besturingssysteem, waaronder diensten van Google op Android en Apple op iOS.

De locatie wordt door TreeGPS zelf niet opgeslagen of naar de TreeGPS-server verzonden.

18. Lokale gegevens verwijderen

Gebruikers kunnen lokaal opgeslagen TreeGPS-appgegevens verwijderen door de appgegevens via het besturingssysteem te wissen of de TreeGPS-app van het apparaat te verwijderen.

Wanneer de functie 'Logingegevens onthouden' is gebruikt, kunnen de betreffende gegevens lokaal op het apparaat aanwezig blijven totdat deze lokale appgegevens worden gewist of de app wordt verwijderd.

Het verwijderen van lokale appgegevens verwijdert niet automatisch gegevens die namens de werkgever of organisatie in TreeGPS op de server worden bewaard.

Deel III – Kaarten en externe diensten

19. Kaartdiensten in het portal

TreeGPS maakt voor het tonen van geografische informatie gebruik van externe kaartdiensten.

Afhankelijk van het gebied en de gebruikte kaartlaag kunnen dit onder andere zijn:

PDOK;
Kadaster;
Esri;
OpenStreetMap.

De browser kan kaartmateriaal rechtstreeks bij deze diensten opvragen. Hierdoor ontvangt de betreffende aanbieder technisch noodzakelijkerwijs informatie over het verzoek, waaronder het IP-adres waarmee het kaartmateriaal wordt opgevraagd.

Welke kaartdienst wordt gebruikt, kan afhankelijk zijn van de kaart, het gebied en de gekozen functionaliteit.

20. WhatsApp-supportlink

TreeGPS kan een link bevatten waarmee een gebruiker zelf contact kan opnemen via WhatsApp.

TreeGPS stuurt niet automatisch persoonsgegevens naar WhatsApp.

Pas wanneer een gebruiker zelf op de betreffende link klikt en WhatsApp opent, kan informatie door WhatsApp worden verwerkt. Vanaf dat moment is ook het privacybeleid van WhatsApp van toepassing.

21. Geen advertenties, tracking of analytics

TreeGPS bevat geen advertentienetwerken en gebruikt geen commerciële tracking om gebruikers over verschillende websites of apps te volgen.

Wij gebruiken binnen TreeGPS geen analyticsdiensten om het gedrag van individuele gebruikers voor marketingdoeleinden te analyseren.

TreeGPS gebruikt geen externe pushdienst en bevat geen externe crashrapportagedienst.

Klok Software B.V. verkoopt persoonsgegevens uit TreeGPS niet aan derden.

Deel IV – Algemene bepalingen

22. Onze rol en die van onze klant

De organisatie die TreeGPS gebruikt, bijvoorbeeld een kwekerij, bepaalt in beginsel:

welke personen een account krijgen;
welke persoonsgegevens in TreeGPS worden opgenomen;
voor welke bedrijfsprocessen deze gegevens worden gebruikt;
welke rechten gebruikers krijgen;
welke koppelingen worden gebruikt;
hoe lang bedrijfs- en persoonsgegevens moeten worden bewaard.

Deze organisatie is voor deze verwerkingen in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke.

Klok Software B.V. treedt daarbij op als verwerker en verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van de betreffende klant.

Hierover worden afspraken gemaakt in een verwerkersovereenkomst.

Voor verwerkingen waarbij Klok Software B.V. zelf het doel en de middelen bepaalt, bijvoorbeeld bepaalde gegevens voor de beveiliging en administratie van haar eigen dienstverlening, kan Klok Software B.V. zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.

23. Hosting en opslag

Het TreeGPS-portal, de database en de API waarmee de TreeGPS-app communiceert, worden door of onder verantwoordelijkheid van Klok Software B.V. beheerd.

Klok Software B.V. neemt passende maatregelen om persoonsgegevens veilig op te slaan en te verwerken.

Wanneer bij de dienstverlening andere partijen worden ingeschakeld die namens Klok Software B.V. persoonsgegevens verwerken, worden met deze partijen waar nodig passende afspraken gemaakt over de bescherming van persoonsgegevens.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige grondslag en passende waarborgen bestaan zoals vereist door de AVG.

24. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, openbaarmaking en ander onrechtmatig gebruik.

Het gegevensverkeer tussen gebruikers en de TreeGPS-systemen verloopt via beveiligde HTTPS-verbindingen. Hierdoor worden gegevens tijdens de overdracht versleuteld.

Daarnaast passen wij, afhankelijk van het betreffende onderdeel, onder andere de volgende maatregelen toe:

wachtwoorden worden gehasht opgeslagen;
toegang tot TreeGPS vereist authenticatie;
schermen en gegevensverzoeken zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers;
gebruikers hebben rechten die passen bij hun rol;
gevoelige lokaal opgeslagen inloggegevens in de app worden waar van toepassing opgeslagen via de beveiligde opslag van het besturingssysteem;
relevante technische activiteiten worden gelogd;
toegang tot systemen en persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben;
systemen worden technisch onderhouden en beveiligingsupdates worden toegepast.

Wij evalueren onze beveiligingsmaatregelen en passen deze aan wanneer technische ontwikkelingen, risico's of wijzigingen in TreeGPS daar aanleiding toe geven.

25. Bewaartermijnen

Voor persoonsgegevens die Klok Software B.V. namens een TreeGPS-klant verwerkt, bepaalt de klant in beginsel hoe lang deze gegevens moeten worden bewaard.

Dit geldt onder andere voor:

rooiregels en bijbehorende statushistorie;
order- en leveringsgegevens;
XML-bestanden;
gegevens en archieven uit het kwekerijboek;
berichten aan ploegen;
relatie- en contactgegevens;
verzonden documenten en bijbehorende e-mailgegevens.

TreeGPS verwijdert dergelijke bedrijfsgegevens niet automatisch uitsluitend vanwege het verstrijken van een vaste algemene termijn. De noodzakelijke bewaartermijn kan per soort gegeven en per klant verschillen.

Klok Software B.V. bewaart deze gegevens gedurende de dienstverlening overeenkomstig de instructies van de klant, de overeenkomst en de verwerkersovereenkomst.

Na beëindiging van de dienstverlening worden gegevens verwijderd, teruggegeven of gedurende een overeengekomen beperkte periode beschikbaar gehouden, afhankelijk van de gemaakte afspraken en eventuele wettelijke verplichtingen.

Technische logs en back-ups kunnen gedurende een beperkte aanvullende periode worden bewaard voor beveiliging, herstel en continuïteit en worden daarna volgens de daarvoor geldende procedures verwijderd of overschreven.

26. Privacyrechten

De AVG geeft betrokkenen verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kunt u onder andere recht hebben op:

inzage in uw persoonsgegevens;
correctie van onjuiste persoonsgegevens;
verwijdering van persoonsgegevens;
beperking van de verwerking;
bezwaar tegen een verwerking;
overdracht van persoonsgegevens;
intrekking van eerder gegeven toestemming.

Gegevens binnen de omgeving van uw werkgever of organisatie

Gebruikt u TreeGPS via uw werkgever of een andere organisatie en gaat uw verzoek over persoonsgegevens die deze organisatie in TreeGPS verwerkt? Neem dan bij voorkeur eerst contact op met deze organisatie.

De betreffende TreeGPS-klant is voor deze verwerking in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke.

Klok Software B.V. ondersteunt haar klanten waar nodig bij het behandelen van privacyverzoeken.

U kunt ook contact met ons opnemen via support@kloksoftware.nl. Wanneer uw verzoek betrekking heeft op gegevens waarvoor een TreeGPS-klant verantwoordelijk is, kunnen wij het verzoek doorzetten naar of afstemmen met de betreffende klant.

27. Account verwijderen

TreeGPS-accounts worden aangemaakt en beheerd door een beheerder van de organisatie die TreeGPS gebruikt.

Wilt u uw account laten verwijderen of deactiveren? Neem dan contact op met uw werkgever of organisatie.

U kunt hiervoor ook contact opnemen met Klok Software B.V. via support@kloksoftware.nl. Wanneer de betreffende organisatie verwerkingsverantwoordelijke is, stemmen wij het verzoek met deze organisatie af.

Het verwijderen van een account betekent niet automatisch dat alle gegevens waarin het account voorkomt direct kunnen of moeten worden verwijderd.

Een account kan bijvoorbeeld zijn gekoppeld aan:

statuswijzigingen;
orders;
leveringen;
rooiregels;
logboeken;
andere bedrijfsregistraties.

Deze gegevens kunnen noodzakelijk blijven voor de bedrijfsadministratie, traceerbaarheid of wettelijke verplichtingen van de betreffende klant.

Bij een gedeeld ploegaccount kunnen geregistreerde acties bovendien betrekking hebben op de ploeg als geheel en niet op één individuele medewerker.

28. Gegevens die TreeGPS niet verwerkt

TreeGPS is niet ontworpen voor het vastleggen van persoonlijke foto's, handtekeningen of andere persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor de beschreven bedrijfsprocessen.

TreeGPS slaat de actuele locatie van gebruikers en ploegen niet op en stuurt deze locatie niet naar de TreeGPS-server.

De mobiele app gebruikt de actuele locatie uitsluitend tijdens het gebruik van de app om de eigen positie op de kaart te tonen.

29. Kinderen

TreeGPS is zakelijke software en is niet bedoeld voor gebruik door kinderen.

Onze dienstverlening richt zich op bedrijven, organisaties en hun medewerkers en zakelijke relaties.

30. Geautomatiseerde besluitvorming

Klok Software B.V. gebruikt de in deze privacyverklaring beschreven persoonsgegevens niet zelfstandig voor uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die voor een persoon rechtsgevolgen heeft of hem of haar anderszins in aanmerkelijke mate treft.

Wanneer een TreeGPS-klant gegevens uit TreeGPS gebruikt voor eigen besluitvorming, is die klant verantwoordelijk voor de wijze waarop dit gebeurt.

31. Datalekken en beveiligingsincidenten

Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, handelen wij overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving en onze afspraken met klanten.

Wanneer Klok Software B.V. optreedt als verwerker, informeren wij de betreffende verwerkingsverantwoordelijke over een datalek overeenkomstig de AVG en de gemaakte afspraken.

32. Klachten

Heeft u een vraag of klacht over de manier waarop persoonsgegevens binnen TreeGPS worden verwerkt? Neem dan contact op met uw werkgever of organisatie, of met Klok Software B.V.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.

33. Wijzigingen in deze privacyverklaring

TreeGPS wordt doorlopend ontwikkeld. Functionaliteiten, koppelingen, technische voorzieningen en wetgeving kunnen veranderen.

Daarom kunnen wij deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website van TreeGPS. Bovenaan deze privacyverklaring staat de datum van de meest recente versie.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij klanten of gebruikers daar aanvullend over informeren.

34. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van persoonsgegevens of een privacyverzoek?

Neem dan contact op met: